Leasing operacyjny samochodu osobowego to jedna z najpopularniejszych form finansowania pojazdów w działalności gospodarczej. Przedsiębiorcy chętnie wybierają to rozwiązanie ze względu na korzyści podatkowe oraz prostotę księgowania. W tym artykule dowiesz się, jak poprawnie ujmować w księgach rachunkowych wszystkie operacje związane z leasingiem operacyjnym samochodu.

Czym jest leasing operacyjny samochodu osobowego?

Leasing operacyjny samochodu osobowego to forma finansowania, w której leasingodawca udostępnia przedsiębiorcy pojazd na określony czas, bez przeniesienia prawa własności. Istotą tego rozwiązania jest fakt, że właścicielem samochodu przez cały okres trwania umowy pozostaje firma leasingowa [1]. Przedsiębiorca (leasingobiorca) korzysta z pojazdu, opłacając regularne raty leasingowe, które stanowią koszt uzyskania przychodu w jego działalności [2].

Warto podkreślić, że umowa leasingu operacyjnego samochodu osobowego musi trwać minimum dwa lata, aby mogła być uznana za leasing operacyjny w rozumieniu przepisów podatkowych [2]. Jest to warunek niezbędny do prawidłowego ujęcia kosztów w księgach rachunkowych i rozliczeniach podatkowych.

Leasing operacyjny różni się od leasingu finansowego tym, że nie zakłada automatycznego przeniesienia własności pojazdu po zakończeniu umowy. Leasingobiorca może jednak skorzystać z opcji wykupu, jeśli została ona przewidziana w umowie [3].

Zasady księgowania leasingu operacyjnego samochodu

Prawidłowe księgowanie leasingu operacyjnego wymaga zrozumienia kilku podstawowych zasad. Przede wszystkim należy pamiętać, że:

1. Samochód w leasingu operacyjnym nie jest wykazywany w środkach trwałych leasingobiorcy
2. Leasingobiorca nie dokonuje odpisów amortyzacyjnych od tego pojazdu
3. Raty leasingowe stanowią koszt uzyskania przychodu [1][3]

Przedmiot leasingu pozostaje własnością leasingodawcy, który dokonuje odpisów amortyzacyjnych i wykazuje go w swoich aktywach. Leasingobiorca jedynie korzysta z pojazdu, płacąc za to ustalone w umowie wynagrodzenie [1].

W księgach rachunkowych leasingobiorcy pojawią się wyłącznie zapisy dotyczące opłacanych rat oraz ewentualnie opłaty wstępnej. Traktowane są one jako usługa obca i księgowane na odpowiednich kontach kosztowych [3].

Opłata wstępna w leasingu operacyjnym – jak ją księgować?

Opłata wstępna w leasingu operacyjnym (zwana też opłatą inicjalną lub pierwszą podwyższoną ratą) to jednorazowa płatność dokonywana na początku umowy leasingowej. Z punktu widzenia księgowości, opłata ta stanowi koszt uzyskania przychodu, jednak nie może być rozliczona jednorazowo w miesiącu jej poniesienia [2].

Zgodnie z przepisami podatkowymi, opłatę wstępną należy rozliczyć proporcjonalnie przez cały okres trwania umowy leasingowej. Oznacza to, że trzeba ją rozłożyć na raty i księgować w kosztach sukcesywnie przez wszystkie miesiące trwania umowy [3].

W praktyce wygląda to tak, że opłatę wstępną księguje się najpierw jako koszt rozliczany w czasie (rozliczenia międzyokresowe kosztów), a następnie co miesiąc przenosi odpowiednią część do kosztów bieżącego okresu [4].

VAT w leasingu operacyjnym samochodu osobowego

Podatek VAT w leasingu operacyjnym stanowi istotny element całego rozliczenia księgowego. Leasing operacyjny jest traktowany jako usługa, w związku z czym podatek VAT naliczany jest do każdej raty leasingowej [4].

Leasingobiorca otrzymuje fakturę VAT za każdą ratę leasingową i ma prawo do odliczenia podatku VAT według następujących zasad:

1. W przypadku samochodu osobowego wykorzystywanego zarówno do działalności gospodarczej, jak i do celów prywatnych, odliczenie VAT wynosi 50% kwoty podatku wykazanego na fakturze [2][5]
2. Jeśli samochód jest wykorzystywany wyłącznie do działalności gospodarczej, możliwe jest odliczenie 100% VAT, pod warunkiem prowadzenia szczegółowej ewidencji przebiegu pojazdu i zgłoszenia tego faktu w urzędzie skarbowym [5]

Warto pamiętać, że ograniczenie odliczenia VAT do 50% dotyczy nie tylko rat leasingowych, ale również wydatków związanych z eksploatacją pojazdu, takich jak paliwo, naprawy czy przeglądy [2].

Księgowanie rat leasingowych i dodatkowych kosztów

Raty leasingowe samochodu osobowego stanowią koszt uzyskania przychodu w działalności gospodarczej leasingobiorcy. Należy je księgować na bieżąco, zgodnie z harmonogramem określonym w umowie leasingowej [2][3].

W przypadku prowadzenia pełnej księgowości, raty leasingowe księguje się najczęściej na koncie 402 „Usługi obce” lub innym właściwym koncie zespołu 4, w korespondencji z kontem rozrachunkowym wobec leasingodawcy [3].

Oprócz rat leasingowych, przedsiębiorca ponosi również inne koszty związane z użytkowaniem samochodu w leasingu operacyjnym, takie jak:
– Ubezpieczenie pojazdu
– Paliwo i materiały eksploatacyjne
– Naprawy i serwisowanie
– Opłaty za przejazdy autostradami

Wszystkie te wydatki również stanowią koszt uzyskania przychodu, pod warunkiem że są związane z prowadzoną działalnością gospodarczą [1][4].

Zakończenie umowy leasingu operacyjnego – wykup samochodu

Po zakończeniu umowy leasingu operacyjnego samochodu osobowego, leasingobiorca ma kilka możliwości:

1. Zwrócić samochód leasingodawcy
2. Przedłużyć umowę leasingu na kolejny okres
3. Wykupić samochód na własność (jeśli taka opcja była przewidziana w umowie) [3][4]

W przypadku wykupu pojazdu, leasingobiorca dokonuje jednorazowej płatności określonej w umowie jako wartość wykupu. Z księgowego punktu widzenia, zakupiony w ten sposób samochód staje się środkiem trwałym przedsiębiorcy i podlega amortyzacji według ogólnych zasad [3].

Wartość początkową wykupionego samochodu ustala się na podstawie faktury zakupu wystawionej przez leasingodawcę. Jeśli wartość ta przekracza 10 000 zł, przedsiębiorca jest zobowiązany wprowadzić pojazd do ewidencji środków trwałych i rozpocząć jego amortyzację [2][5].

Limity kosztowe w leasingu operacyjnym samochodu osobowego

Od 2019 roku wprowadzono pewne ograniczenia dotyczące zaliczania do kosztów uzyskania przychodów wydatków związanych z leasingiem samochodów osobowych. Limit kosztowy w leasingu operacyjnym dla samochodów osobowych wynosi 150 000 zł dla pojazdów spalinowych i 225 000 zł dla samochodów elektrycznych [2].

Oznacza to, że jeśli wartość samochodu przekracza wspomniane limity, część raty leasingowej odpowiadająca tej nadwyżce nie może być zaliczona do kosztów uzyskania przychodu [2][5].

W praktyce, dla drogich samochodów, których wartość przekracza wspomniane limity, część raty leasingowej nie będzie kosztem podatkowym. Wymaga to odpowiedniego rozliczenia w księgach rachunkowych i deklaracjach podatkowych [2].

Księgowanie leasingu operacyjnego w różnych formach opodatkowania

Sposób księgowania leasingu operacyjnego samochodu osobowego nieco różni się w zależności od formy opodatkowania działalności gospodarczej:

1. Pełna księgowość – raty leasingowe księguje się w kosztach działalności operacyjnej, najczęściej na koncie „Usługi obce”, z podziałem na część kapitałową i odsetkową, jeśli taki podział wynika z faktury [3]

2. Podatkowa Księga Przychodów i Rozchodów (PKPiR) – raty leasingowe ujmuje się w kolumnie „Pozostałe wydatki”, na podstawie faktury otrzymanej od leasingodawcy [2]

3. Ryczałt od przychodów ewidencjonowanych – raty leasingowe stanowią koszt uzyskania przychodu, ale nie są bezpośrednio ujmowane w ewidencji (ryczałtowiec nie rozlicza kosztów) [5]

Niezależnie od formy opodatkowania, przedsiębiorca musi pamiętać o limitach kosztowych oraz zasadach rozliczania VAT, które zostały omówione wcześniej [2][5].

Podsumowanie

Księgowanie leasingu operacyjnego samochodu osobowego wymaga znajomości podstawowych zasad rachunkowości oraz przepisów podatkowych. Kluczowe kwestie, o których należy pamiętać:

1. Samochód w leasingu operacyjnym pozostaje własnością leasingodawcy
2. Raty leasingowe stanowią koszt uzyskania przychodu
3. Opłatę wstępną rozlicza się przez cały okres trwania umowy
4. VAT można odliczyć w 50% lub 100%, w zależności od sposobu wykorzystania pojazdu
5. Istnieją limity kosztowe dla drogich samochodów
6. Po zakończeniu umowy można wykupić samochód na własność

Prawidłowe księgowanie leasingu operacyjnego pozwala przedsiębiorcy w pełni wykorzystać korzyści podatkowe wynikające z tej formy finansowania i uniknąć ewentualnych błędów w rozliczeniach z urzędem skarbowym [1][3][4].

Źródła:

[1] https://www.uniqa.pl/porady-komunikacja/leasing-operacyjny-czym-jest-co-go-wyroznia/
[2] https://pomoc.ifirma.pl/pomoc-artykul/leasing-operacyjny-samochodu-osobowego-od-2019-roku/
[3] https://floteocars.pl/blog/leasing-operacyjny-na-czym-polega-jakie-niesie-korzysci/
[4] https://pl.wikipedia.org/wiki/Leasing_operacyjny
[5] https://rankomat.pl/samochod/leasing-operacyjny-lub-finansowy