Dieta w podróży służbowej to świadczenie, które zapewnia pracownikowi zwrot podwyższonych kosztów wyżywienia w trakcie delegacji. Prawidłowe rozliczenie diet w delegacji wymaga uwzględnienia szczegółowych zasad określających stawkę dobową, zasady pomniejszania diety za zapewnione posiłki oraz możliwy zwrot ryczałtu za nocleg. Istotne jest również skrupulatne ustalenie czasu podróży, aby uniknąć błędów w wysokości należnego świadczenia.

Co obejmuje dieta w podróży służbowej?

Głównym celem diety jest pokrycie zwiększonych kosztów wyżywienia podczas delegacji. Dieta krajowa w 2025 roku wynosi 45 zł za dobę podróży na terenie Polski. Pracownik może również ubiegać się o ryczałt za nocleg, który przysługuje w sytuacji samodzielnego opłacania noclegu bez przedstawiania rachunków i wynosi co do zasady 150% stawki diety, czyli 67,50 zł za każdą dobę.

Prawidłowe rozliczenie delegacji obejmuje nie tylko ustalenie diety, ale także ewentualny zwrot innych kosztów, takich jak dojazdy czy drobne zakupy niezbędne w czasie wykonywania obowiązków.

Kiedy przysługuje dieta krajowa i jak ją wyliczyć?

Podstawowa stawka diety krajowej wynosi 45 zł za dobę. Ostateczna wysokość przysługującej diety zależy jednak od długości trwania podróży:

• Jeśli czas delegacji nie przekracza 8 godzin, dieta nie przysługuje w ogóle.
• Przy podróży służbowej trwającej od 8 do 12 godzin, przysługuje 50% stawki, czyli 22,50 zł.
• Gdy delegacja trwa ponad 12 godzin, delegowany otrzymuje 100% stawki – 45 zł.

Do obliczenia przysługującej diety należy precyzyjnie ustalić godzinę rozpoczęcia i zakończenia podróży, podzielić czas na pełne i niepełne doby oraz przypisać odpowiednie stawki według powyższych zasad.

Jak rozliczać niepełne dni delegacji?

W przypadku, gdy delegacja nie obejmuje pełnej doby, stosuje się zasadę:

• Za niepełny dzień podróży, jeśli czas trwania nie przekracza 8 godzin, przysługuje 50% diety (22,50 zł).
• Jeżeli niepełny dzień przekracza 8 godzin, przysługuje pełna stawka diety za ten dzień.

W każdym przypadku rozliczenie powinno opierać się na rzeczywistym czasie spędzonym w podróży, wyrażonym w godzinach. Liczy się każdą rozpoczętą dobę podróży, stosując odpowiednią proporcjonalność dla jej niepełnych okresów.

Pomniejszenie diety o zapewnione posiłki

Sporą rolę w rozliczeniu odgrywa kwestia posiłków zapewnionych przez pracodawcę lub inne podmioty. W takim przypadku kwotę diety należy odpowiednio pomniejszyć. Rozliczenie wygląda następująco:

• Śniadanie – zmniejszenie diety o 25% (11,25 zł)
• Obiad – zmniejszenie diety o 50% (22,50 zł)
• Kolacja – zmniejszenie diety o 25% (11,25 zł)

Jeśli pracownik podczas delegacji ma zapewniony jeden lub więcej posiłków, wartość odpowiednio zmniejszonej diety ustala się poprzez odjęcie procentowej części diety od podstawowej stawki, bazując na ilości zapewnionych posiłków każdego typu.

Ryczałt za nocleg – komu i kiedy przysługuje?

Delegowany ma prawo do ryczałtu za nocleg, gdy samodzielnie pokrywa jego koszty i nie przedstawia rachunków potwierdzających wydatki. Standardowo wynosi to 150% pełnej stawki diety, czyli 67,50 zł za każdą noc. W sytuacji, gdy pracownik udokumentuje koszt noclegu rachunkiem, zwrot następuje do wysokości rzeczywiście poniesionego wydatku. Wysokość ryczałtu i zasady jego wypłaty muszą być jasno określone w rozliczeniu delegacji.

Krok po kroku: proces rozliczania diety w podróży służbowej

Prawidłowe rozliczenie diety wymaga realizacji kilku następujących etapów:

1. Ustal godziny wyjazdu i powrotu z podróży służbowej.
2. Podziel czas delegacji na pełne oraz niepełne doby.
3. Oblicz przysługującą dietę za pełne doby oraz za niepełne dni według czasu ich trwania.
4. Pomniejsz dietę o wartość zapewnionych posiłków (śniadanie, obiad, kolacja).
5. Dodaj ryczałt za nocleg, jeśli przysługuje, na podstawie stawki 67,50 zł lub rzeczywistego wydatku z rachunku.

Każdy z tych kroków pozwala zebrać pełną dokumentację i wyliczyć prawidłową kwotę do uzyskania przez delegowanego. Niezbędna jest tu także kontrola poprawności podawanych godzin oraz weryfikacja, czy przysługują dodatkowe zwroty za nocleg bądź inne uprawnione wydatki.

Co jeszcze warto wiedzieć o rozliczaniu diet?

Należy pamiętać, że rozliczenie diet oraz zwrot innych kosztów podróży służbowej jest obowiązkiem pracodawcy, ale to pracownik musi prawidłowo udokumentować czas trwania delegacji, posiłki oraz, w razie potrzeby, wydatki noclegowe. Odpowiednie zarządzanie dokumentacją i precyzyjne wyliczanie kwot to elementy zabezpieczające zarówno pracownika, jak i pracodawcę przed nieprawidłowościami w rozliczeniu delegacji służbowej.

Stosowanie obowiązujących stawek diet oraz ryczałtów, poprawne ustalanie czasu delegacji oraz pomniejszanie diet o zapewnione posiłki pozwala na skuteczne i prawidłowe rozliczenie wyjazdu służbowego – zgodnie z aktualnymi wytycznymi i przepisami.