Kiedy należy zmienić stawkę w kilometrówce? Odpowiedź wynika z przepisów, które przewidują modyfikacje stawek w odpowiedzi na inflację, koszty eksploatacji pojazdów i zmiany prawne. Decydująca jest każda oficjalna aktualizacja ogłaszana przez ustawodawcę oraz wejście w życie nowych zasad finansowania podróży służbowych prywatnym pojazdem pracownika [2][3][4][5][6].

Definicja kilometrówki i stawki obowiązujące obecnie

Kilometrówka to stawka za każdy kilometr pokonany podczas służbowych podróży prywatnym pojazdem, którą pracodawca musi zwrócić pracownikowi [4]. Jej wysokość zależy od rodzaju pojazdu i pojemności silnika.

Aktualne stawki, obowiązujące od 2023 roku, są następujące: 0,89 zł/km dla samochodów osobowych o pojemności silnika do 900 cm³, 1,15 zł/km dla samochodów osobowych o pojemności powyżej 900 cm³, 0,69 zł/km dla motocykli oraz 0,42 zł/km dla motorowerów [3][6].

Kiedy zmienia się stawka w kilometrówce?

Stawkę w kilometrówce należy zmienić zgodnie z oficjalną publikacją nowych rozporządzeń. Przyczyny modyfikacji tych stawek leżą głównie w wzroście kosztów utrzymania pojazdu, paliwa oraz rosnącej inflacji [2][3]. Zmiana następuje również z mocy prawa wraz z wejściem w życie nowych przepisów, dlatego przedsiębiorcy i pracownicy muszą na bieżąco śledzić komunikaty rządowe i publikacje oficjalnych dzienników ustaw [4][5][6].

W praktyce oznacza to, że nowe stawki zaczynają obowiązywać z datą wskazaną w rozporządzeniu i od tego momentu trzeba rozliczać koszty według zaktualizowanych wartości. Organy nadzorujące jasno określają, że wcześniejsze okresy rozlicza się po dotychczasowych stawkach aż do dnia wejścia zmiany [3][4][6].

Mechanizmy stojące za aktualizacją stawek

Mechanizm zmiany stawek kilometrówki opiera się na analizie czynników gospodarczych, takich jak inflacja, bieżące koszty eksploatacji pojazdu, a także potrzeby promowania nowoczesnych i ekologicznych typów napędu [1][2][3][5]. Wzrost cen benzyny i części zamiennych sprawia, że dotychczasowe wskaźniki przestają być odzwierciedleniem rzeczywistych wydatków ponoszonych przez pracownika [2][3].

Zmiany stawki mogą obejmować podział na klasy pojazdów według pojemności oraz wprowadzenie kryterium mocy silnika. Rosnące znaczenie aut elektrycznych i hybrydowych zmusza ustawodawcę do opracowywania odrębnych stawek dla tradycyjnych i ekologicznych środków transportu [1][5].

Planowane zmiany kilometrówki na 2026 rok

W 2026 roku wejdą w życie nowe zasady rozliczania kilometrówki. Przepisy przewidują wyższe stawki dla samochodów spalinowych oraz niższe stawki dla pojazdów ekologicznych, takich jak elektryczne, hybrydowe i wodorowe [1][5]. Poza pojemnością silnika planowane jest też wprowadzenie kryteriów mocy jako podstawy różnicowania stawek [1][5].

Celem nowelizacji jest nie tylko odzwierciedlenie realnych kosztów podróżowania, lecz także stymulowanie pracowników do wybierania aut z napędami przyjaznymi środowisku [1][5]. Po ogłoszeniu nowych rozporządzeń stawka w kilometrówce zmieni się zgodnie z datą wskazaną w przepisach i do tej zmiany należy się stosować [5].

Znaczenie prawidłowej zmiany stawki w kilometrówce

Stosowanie aktualnych stawek gwarantuje uczciwe rozliczanie kosztów podróży służbowych i zabezpiecza interesy zarówno pracownika, jak i pracodawcy [4][6]. Rozliczenia muszą być zgodne z obowiązującymi regulacjami, a błędne stawki mogą skutkować negatywnymi konsekwencjami finansowymi oraz formalnymi podczas kontroli [4][6].

Zmianę stawki w kilometrówce należy traktować jako bezwzględny wymóg prawny i kluczowy element transparentnego rozliczania kosztów podróży służbowych [4][6].

Podsumowanie: kiedy zmienić stawkę?

Stawkę kilometrówki należy zmienić niezwłocznie po oficjalnej publikacji nowych przepisów w Dzienniku Ustaw lub rozporządzenia resortowego, które wskazuje nowe wartości dla poszczególnych kategorii pojazdów oraz typów napędu [2][3][4][5][6]. Każdorazową zmianę stawki warunkuje wejście w życie nowelizacji prawnych lub wyraźnych komunikatów właściwych organów. Na bieżąco należy rejestrować daty obowiązywania nowych stawek, aby rozliczenia przebiegały prawidłowo zarówno w interesie pracodawcy, jak i pracownika.

Źródła:

• [1] https://koda-advisory.pl/pl/blog/2025/07/31/nowe-stawki-kilometrowki-2026-dobra-wiadomosc-dla-uzytkownikow-elektrykow-i-hybryd/
• [2] https://bizky.ai/blog/kilometrowka-2025-aktualne-stawki-wzor-i-zasady-rozliczania/
• [3] https://pragmago.pl/porada/podroz-sluzbowa-jak-obliczyc-kilometrowke-pracownika/
• [4] https://kadry.infor.pl/kadry/wynagrodzenia/podroze_sluzbowe/6584467,kilometrowka-2025-jaka-jest-stawka-za-km-podrozy-prywatnym-samochodem.html
• [5] https://poradnikprzedsiebiorcy.pl/-podwyzka-kilometrowki
• [6] https://kadromierz.pl/blog/kilometrowka-ile-wynosi-stawka/